十分重要的是，建筑师只是协助业主准备这些文件。协助业主决定中标。只有业主及其法律顾问才有权决定这些文件的内容和决定谁中标。建筑师必须完全理解这些文件的涵义，必要时向业主提出建议，但建筑师的意见不应被视作是提供法律咨询。建筑师应该避免替业主做任何决定，否则会给自己带来不必要的麻烦。但是建筑师确实要根据业主及其法律顾问的决定，准备这些文件并汇集成册。

    在投标阶段所要准备的文件可以分为两部分：
    (1)投标文件：
——投标邀请书或招标广告
——投标说明书
——投标书
——补充投标书
——投标保险说明
    (2)合同文件：
——业主和承包商合同书
——建筑合同的一般和补充规定
——施工质量保险和还债保险

    在所有投标文件中，最重要的是投标说明书(Instructions to Bidders)。美国建筑师学会文件A701是标准的投标说明书，该文件共有9个部分，对投标的全部过程都进行了详细的规定。建筑师应该了解和掌握该文件的这些规定和涵义。这些规定包括：所有投标的词汇定义、投标人参与投标的意义、投标文件的涵义和内容、投标程序、升标程序、投标人资格、投标保险、承包合同书等。

    此外在投标和施工过程中还要求其它一些文件，包括：
——承包商资格声明书
——承包商施工时间计划
——承包商的大样详图审批计划
——保险证书
——付款申请表和证书
——基本完工证明书
——承包商放弃滞留保护的保证书
——承包商已付清所有债务的保证书
——保证人同意最后付款的保证书

    投标阶段的工作量不大。但建筑师要参与许多法律程序，因此建筑师要完全明确这些法律程序的涵义。

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